Alles wat je moet weten over de jaarafsluiting

Resource

Inclusief handige checklist om het boekjaar af te sluiten

De deadline van de jaarafsluiting nadert, wat voor veel accountants en financieel managers stress en frustratie betekent. Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten en hoe overleef je deze periode? Ons advies: werk slimmer, niet harder.

In dit artikel duiken we dieper in de jaarafsluiting én helpen we je op weg met een handige checklist.

Een jaarafsluiting is het proces waarbij de financiële administratie voor een bepaald boekjaar wordt afgesloten. Dit financiële verslag is verplicht en staat centraal in het werk van accountants en boekhouders.

Het samenstellen van de jaarrekening is een belangrijke taak die nauwkeurigheid, compliance met regelgeving, en goed begrip van de bedrijfsvoering vereist.

Wanneer je verplicht bent om het boekjaar af te sluiten, varieert per land en per organisatie. In veel landen, waaronder Nederland, valt het boekjaar samen met het kalenderjaar. Een boekjaar kan ook een andere periode beslaan (bijvoorbeeld vanaf 1 juli tot en met 30 juni). In dat geval is er sprake van een gebroken boekjaar.

De datum waarop het boekjaar eindigt, wordt vaak aangeduid als de 'balansdatum'. Als accountant weet je dat je dan de boeken moet sluiten en moet starten met de samenstelling van de financiële rapportages. Deze rapportages nemen soms een aantal maanden in beslag.

Hoewel vergelijkbaar in doel, zijn jaarafsluitingen over het algemeen ingewikkelder dan maandafsluitingen. Dit komt doordat de jaarafsluiting diverse jaar-specifieke taken omvat zoals de berekening van jaarlijkse afschrijvingen, waardeverminderingen, voorraadwaardering en herziening van langetermijncontracten. Aan de andere kant, maandafsluitingen zijn gericht op reguliere controle en zorgen voor een continue monitoring van de financiële gezondheid op korte termijn.

Soms is het interessant om maandelijks een financiële rapportage op te stellen. Zo kun je als bedrijf de financiële prestaties regelmatig volgen en bijsturen wanneer dat nodig is.

Je boekjaar met succes afsluiten? Met deze checklist zorg je voor een soepele én foutloze jaarafsluiting:

Verzamel alle financiële gegevens en transacties die relevant zijn voor de afsluiting van het boekjaar. Dit zijn facturen, bankafschriften, salarisstroken en andere documenten die inkomsten en uitgaven weergeven.
Voer een eindbalans op. Dit is een overzicht van de huidige financiële positie van het bedrijf, inclusief de waarde van activa en passiva.
Maak een winst- en verliesrekening. Dit geeft aan of het bedrijf winst of verlies heeft geboekt gedurende het boekjaar.
Controleer de financiële gegevens. Verifieer de gegevens, stel eventuele correcties op en verwijder dubbele boekingen.
Maak een begroting voor het volgende boekjaar.
Maak een overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen van het voorbije boekjaar, en leg uit hoe deze zich hebben vertaald in de financiële resultaten van het bedrijf.
Publiceer de financiële gegevens van het bedrijf en maak deze beschikbaar voor stakeholders zoals aandeelhouders, investeerders en de belastingdienst.

kwaliteitsmonitor van yuki in een screenshot — Moeiteloos het boekjaar afsluiten dankzij de Kwaliteitsmonitor

Moderne technologie en geautomatiseerde boekhoudsoftware bieden krachtige tools en inzichten die de jaarafsluiting vereenvoudigen. Zo biedt Yuki de mogelijkheid voor real-time verwerking van financiële gegevens en controleert de Kwaliteitsmonitor administraties 24/7 op 21 verschillende onderdelen. In één oogopslag zie je wat de aandachtsgebieden zijn en ontbrekende stukken kun je met één druk op de knop opvragen bij je collega’s.

Dit reduceert de kans op fouten en zorgt voor een gestroomlijnde en efficiënte afsluiting van het boekjaar. Wel zo prettig!