Vijf redenen waarom ieder accountantskantoor moet automatiseren

Dat Yuki een enorme hulp is bij de boekhouding hoeven we je niet meer te vertellen. Maar je kunt meer. Veel meer. Yuki werkt met de zogeheten ‘automatiseringsgraad’; een meting die bepaalt in hoeverre je je administratie automatisch laat verwerken. Hoe hoger, hoe minder tijd je kwijt bent aan administratieve zaken en hoe meer tijd je overhoudt voor het adviseren van je klanten. Daar zit de kracht van automatisering: je kunt als accountant betere dienstverlening bieden. Mario de Groodt van Clearview heeft zelf ervaren wat de voordelen zijn van automatisering: “Ons doel is om mee te groeien met de ondernemers. De extra tijd die automatisering oplevert, zetten we daarvoor in.”

1. Meer tijd voor controle & kwaliteit

Dankzij automatisering kun je een groot deel van je boekhouding automatisch verwerken. Zo bespaar je tijd op backofficewerkzaamheden. Clearview verhoogde de automatiseringsgraad van 35% naar 65%. “Dat betekent,” vertelt Mario, “dat we altijd bij zijn met onze administratie. We lopen nooit meer achter de feiten aan. Het overzicht dat daarbij komt kijken, levert kwaliteit en betere controles op. Het verwerken van de administratie kan tenslotte grotendeels door Yuki gedaan worden. Dat is heel fijn, want personeelsleden die naast de verwerking ook andere taken, zoals analyses en advies, kunnen oppakken, creëren extra waarde voor het bedrijf. Ook daarom besloten we onze automatisering op te schroeven. We zagen direct de voordelen ervan in de extra tijd die het oplevert. We gebruiken die tijd om groei te realiseren en zetten Comandi in om onze dienstverlening te weerleggen.”

2. Pro-actief adviseren

Toenemende digitalisering verandert de rol van de accountant. Dankzij slimme tools houd je steeds meer tijd over om een adviseur te zijn voor de ondernemer. De hoge mate van automatisering in Yuki biedt hier nog meer ruimte voor. “Die laag pure administratie valt weg en maakt plaats voor advisering”, vertelt Mario. “Ik zie onze werkzaamheden verschuiven naar dienstverlening, een winstadviseur. En dat is waar het accountancyvak naartoe gaat. We willen daarin voorop lopen.”

3. Meer ruimte om te groeien

Buiten het feit dat extra tijd in betere dienstverlening gestoken kan worden, is er natuurlijk ook ruimte om je werkzaamheden uit te breiden en nieuwe doelgroepen aan te boren. Bij Clearview hebben ze daar direct de vruchten van geplukt: “We zagen al vrij snel een verlichting van de workflow. Onze werkzaamheden zijn altijd bij, en dat creëert rust. Iets wat je nodig hebt om te kunnen groeien. Zelfs nu we veel groter zijn dan voorheen en we meer klanten hebben, is onze administratie altijd op orde.”

4. Een betere klantrelatie

Je kunt je zo voorstellen dat de toegevoegde waarde die automatisering met zich meebrengt in de vorm van extra ruimte voor groei, betere controles, efficiëntie en het actief adviseren van ondernemers om ze te helpen groeien, een positieve uitwerking heeft op de relatie die je hebt met je klanten. Mario: “We merken dat klanten tevreden zijn, omdat we bij zijn met onze administratie. Je krijgt daar heel veel klanttevredenheid voor terug. Ze snappen nu ook dat ze gerust meer vragen kunnen en mogen stellen. Daar moeten we natuurlijk wel op voorbereid zijn, maar dankzij het overzicht en inzicht in de meest actuele cijfers, kunnen wij onze klanten ook daadwerkelijk helpen betere beslissingen te maken voor nu en in de toekomst.”

5. Onderscheiden in de markt

Iedereen is in staat om administratie te doen, maar niet iedereen kan dezelfde mate van service leveren. Dat zit in de heel praktische reden dat er geen tijd en ruimte voor is. Wanneer je met behulp van automatisering kostbare tijd omzet in toegevoegde waarde voor de klant onderscheid je je van de vele kantoren die dat niet doen. Zo help je niet alleen de ondernemer met groeien, maar groei je als kantoor mee. Mario: “We maken ons klaar voor een toekomst waarvan we weten dat deze snel nadert. Daar kun je maar beter als eerste bij zijn!”

Ook verder automatiseren?

Met een automatiseringsconsult kun je al snel grote slagen maken. “Wij kozen ervoor om een consult in te plannen, zodat we duidelijk uitleg kregen wat we konden automatiseren en waar de snelle winst te behalen viel”, aldus Mario. “Daarnaast maakte de nazorg echt het verschil. Zo kom je bijvoorbeeld uitzonderingen tegen en wordt er met je meegedacht hoe je dat pragmatisch kunt oplossen. Alle bedrijven zijn anders, vandaar dat alle consults ook persoonlijk afgestemd zijn.”

Benieuwd naar hoe Yuki jouw kantoor vooruit kan helpen? We vertellen in een beknopte webinar hoe en waarom onze tool past bij de accountant van de toekomst.