Hoge werkdruk binnen accountancy? Voorkom piekdruktes

Wanneer de fiscale deadlines naderen, worden accountants geconfronteerd met een race tegen de klok. Stress en nijpende deadlines, uitvallende collega’s, een nul-balans tussen werk en privé: Slechts enkele problemen waar de accountancysector mee te maken krijgt. De oorzaak? De btw-periode met alle bijkomende piekdrukte, ook wel ‘busy season’ genoemd.

In dit artikel lezen we hoe collega-accountants de piekperioden overleven. Zij geven jou dé tips die voor jou als accountant de werkdruk gaan verlagen. Lees: Overwerken is verleden tijd.

Het ‘busy season' is binnen de accountancy een bekende term die de periode beschrijft waarin accountants een aanzienlijke toename van de werkdruk ervaren, veroorzaakt door deadlines voor belastingaangiften en het einde van het fiscale jaar. Dit fenomeen, demonstratief van rondcirkelende deadlines, onophoudelijke e-mails, en meer kopjes koffie dan aanbevolen, kan een tol eisen op je mentale en fysieke gezondheid.

Herken jij deze piekdruktes? Lees dan snel verder. De volgende tips helpen je de toenemende werkdruk tijdens ‘busy season’ snel te verlagen.

Tip 1: Begin op tijd en plan op tijd

Maak een planning. Vroege identificatie van belangrijke deadlines en het efficiënt toewijzen van taken garandeert een soepeler verloop door het jaar. Breng terugkerende taken in kaart en speel hier op tijd op in. Maak ook duidelijk wat de beschikbare capaciteit is per team. Een goed begin is het halve werk, toch?
Tip 2: De timing van het optimaliseren van processen

Analyseer de huidige manier van werken. Verwerken jullie de administratie nog manueel? Hoe levert de klant zijn administratie aan, en wat is de kwaliteit van de administraties? Misschien kun je meer automatiseren dan je nu doet. Een geautomatiseerd boekhoudpakket, kan dan een oplossing zijn tegen de werkdruk.

Overstappen naar een nieuwe boekhoudsoftware? Dat is spannend! Het juiste moment volgens Dhoore Accountant om over te stappen?

"Het momentum om over te stappen is heel belangrijk. Er zijn natuurlijk verschillende timings op een jaar mogelijk, maar wij zijn bewust overgestapt rond september of oktober. De meeste boekhoudingen sluiten bij ons immers eind december. Voor ons was dat dus een ideaal transitiemoment." Nicola Dhoore - Dhoore Accountants
Tip 3: Laat je klanten hun administratie tijdig aanleveren

Administratie die op tijd wordt aangeleverd is de volgende stap in het voorkomen van piekdruktes en het verlagen van de werkdruk voor accountants. Stel duidelijke deadlines aan je klanten, en laat weten waarom ze hun administratie voor een bepaalde periode moeten aanleveren. Draagvlak is alles!

“Door duidelijk te maken aan klanten dat ze, wanneer ze hun documenten consequent aanleveren, écht inzicht hebben in hun cijfers en weten hoe ze ervoor staan, gaan ze automatisch sneller aanleveren en creëer je minder pieken tijdens de btw-drukte. Het is eigenlijk een win-win voor beide partijen, zowel voor de accountant als voor de ondernemer!” Thomas Welcker - Bamboek

Een onboarding of startbijeenkomst, zoals Niels Versmissen, dossierbeheerder van Dhoore Accountant, beaamt, biedt veel inzicht. Maak de voordelen van een up-to-date boekhouding voor je klanten duidelijk. Het resultaat? Gemotiveerde klanten die hun administratie sneller aanleveren, en een geleidelijke afvlakking van dat vreselijke ‘busy season’ met zijn toenemende werkdruk voor accountants.
Tip 4: Van manueel naar automatisch

Vaarwel ‘busy season’! Als je klanten hun administratie op tijd aanleveren én je overstapt naar een geautomatiseerde boekhoudsoftware, kun je de werkdruk verlagen.

Kies een boekhoudprogramma, dat aansluit bij je behoeften en de diensten die je biedt. Een geautomatiseerd boekhoudprogramma bespaart tijd door automatisch bonnen en facturen te lezen en te verwerken.

Kijk ook naar verschillende features en functies binnen de software, sommige zijn er speciaal voor gemaakt om je werk nog sneller, nauwkeuriger én efficiënter af te ronden. Klinkt als een droom, toch?

Groeien van werkdruk naar werkgeluk? Easy! Kijk even hoe zij dat deden:

Dhoore Accountants verlaagt de werkdruk met een pakket dat automatische controles uitvoert op de kwaliteit, én deze cijfers helder en overzichtelijk presenteert. Zij zien voordelen in de koppelingen met andere software, wat de interne verwerking verder optimaliseert.

Onvolledigheden en ontbrekende administratie? Met de ingebouwde communicatiemodule heeft Finnerz alle communicatie op één plek en wordt de vraag direct aan het desbetreffende document gekoppeld - dat voorkomt onduidelijkheden en zorgt voor versnelde communicatie.

Bij Bofisc leveren klanten dagelijks - of op z’n minst wekelijks - aan. “Dat vermindert de werkdruk aanzienlijk. Onze accountants worden enorm verlicht op vlak van workload en we het hele jaar door een veel betere spreiding hebben, ook tijdens de btw-periodes,” geeft Bofisc aan.

Bij BamBoek verlagen ze de werkdruk voor accountants door hoge automatisering, en de voordelen van een pakket dat cijfers en data direct omzet in een helder overzicht. Zulke overzichtelijke dashboards zorgen voor snelheid en efficiëntie.

Met een betere spreiding van de werkdruk, zeg jij, als accountant, straks vaarwel tegen 'busy season' en piekdruktes. Want zeg nou zelf: Constant overwerken, dat is toch niet meer van deze tijd, toch?!

Download ons eBook ‘Werkdruk onder controle’ of bekijk ons interview met BamBoek.

Oplossingen tegen de werkdruk van accountants

Zo biedt Finnerz meerwaarde aan haar klanten

Persoonlijke onboarding is een onmisbare schakel bij Bofisc

Trust kiest voor volledig digitaal én de bijkomende voordelen

ADE wil af van de torenhoge werkdruk zonder kwaliteitsverlies

Wil je meer oplossingen om de werkdruk te verlagen?