‘Als het aan mij lag, waren we al een jaar eerder gestart’

De overnames brengen groei, maar ook een wildgroei aan softwarepakketten en werkprocessen. ‘We bedachten al snel dat we moesten uniformeren’, vertelt Olde Meule. ‘We hebben toen gekozen voor een vrij basic pakket. Voor bijvoorbeeld een functie als scan en herken, toen al een opkomende ontwikkeling, moesten we dan weer naar een externe partij. Eigenlijk wilde ik liever direct alles in één omgeving, maar we moesten al veel reorganiseren, zoals de salarissoftware, het fiscale aangiftesysteem en het CRM. Daarom besloten we om voorlopig bij het basispakket te blijven en de organisatie te stabiliseren.’

Ondertussen merken de vennoten dat er winst is te behalen met het optimaliseren van werkprocessen. ‘We ontdekten dat we best veel medewerkers hadden die zich louter bezighielden met het invoeren van ruwe gegevens. Dat wilden we graag veranderen. Alleen al het automatisch importeren van bankmutaties scheelt ontzettend veel tijd.’

Een bericht van Yuki op sociale media zet Olde Meule verder aan het denken. ‘Het ging erover dat je in piekmaanden vaak geen vrij kunt nemen. Terwijl je werkdruk veel evenwichtiger wordt wanneer je mutaties niet allemaal in één maand hoeft te verwerken, maar dit constant gebeurt. Bovendien kun je klanten beter adviseren, want je hebt real-time inzicht in hoe zij er financieel voorstaan.’

Daarna gaat het snel. Hoewel het naar de smaak van Olde Meule nog sneller had gekund: ‘Als het aan mij lag, waren we al een jaar eerder gestart. Maar ik begreep ook dat mijn vennoten en het team na de overnames en veranderingen in andere delen van de bedrijfsvoering, eerst wat rust wilden in de organisatie.’ Dan krijgen de vennoten onbedoeld een duwtje in de rug. ‘Over een periode van enkele jaren besloten verschillende medewerkers om te vertrekken omdat zij niet mee wilden of konden in onze visie op automatisering. Dat trok ons een aantal maanden geleden over de streep. We zijn toen nog eens gaan kijken naar een pakket waarmee we een stap vooruit konden zetten in digitalisering.’

Zijn er nog succesfactoren aan te wijzen die bijdragen aan dit hoge percentage? Olde Meule: ‘We hebben vooraf met het team afgesproken dat we eerst zouden kijken hoe het bevalt in een pilot-fase. Toen de medewerkers al snel razend enthousiast waren, hebben we met elkaar gekozen om meer relaties over te zetten. We nemen de tijd om het systeem zorgvuldig in te richten. Zo kennen de medewerkers Yuki goed en weten we hoe de software het beste en snelste leert, bijvoorbeeld om inkoopfacturen automatisch te boeken.

Het belangrijkste is dat je constant bezig moet zijn de vraag: ‘hoe leer ik de software boekhouden?’. Als beheerder heb ik bovendien tot op detailniveau inzicht. Zo zie ik precies waar er nog iets meer uit te halen valt. Die inzichten deel ik weer met de medewerkers, om de automatiseringsgraad nog verder te verhogen.’

Inmiddels is Yuki niet meer weg te denken. ‘We merken dat medewerkers helemaal geen omkijken meer hebben naar het repetitieve werk’, vertelt Pieter Olde Meule. ‘Daardoor is hun werk veel leuker geworden: elke medewerker is nu vast aanspreekpunt voor alle vragen van zijn klant en verzorgt de btw-aangifte, de salarisadministratie en het grootste deel van de fiscale aangifte – natuurlijk met overleg waar nodig.

Het bevalt zo goed dat we aan nieuwe klanten standaard vragen om tijdig en digitaal aan te leveren. Als je eenmaal gewend bent aan vooral leuke taken uitvoeren en je klant goed kunnen adviseren, ben je inderdaad liever lui dan moe!’