Een verhoogde klant- en werktevredenheid dankzij automatisering

Reijtenbagh blinkt uit in het gebruik van de Kwaliteitsmonitor. Wat betekent dat voor het kantoor van Reijtenbagh en voor hun klanten?

“We merken dat het steeds lastiger wordt om bepaalde functies met mensen te bezetten, en Yuki helpt ons een zeer hoge kwaliteit te behouden. We zien de Kwaliteitsmonitor als de gamification van administraties. Het motiveert ons team om elke maand hoge scores te behalen en dat doet wonderen voor de moraal."

De kwaliteitsscore hoog houden is een echte sport. Bij Reijtenbagh streven ze (met succes) naar een kwaliteitsscore van 9,6 tot 9,7. Een prachtig cijfer als je het ons vraagt!

Ook is het klantcontact aanzienlijk verbeterd. Frans-Jan prijst vooral de functionaliteiten van Yuki, die het delen van informatie vereenvoudigen. “Yuki biedt prachtige overzichten die tonen wat er nog aangeleverd moet worden. We streven ernaar dat klanten hun gegevens vooraf aanleveren, zonder hen te wijzen op die overzichten.”

Klanten kunnen altijd  een overzicht van betalingen raadplegen waarin staat welke facturen ontbreken. “Dit is een hele fijne functionaliteit die ik nergens anders ken en die ik echt belangrijk vind",geeft Frans-Jan aan: “Bij veel boekhoudsoftware lijkt dit een soort black box te zijn, omdat je niet kunt zien dat er nog facturen ontbreken. Bij Yuki heb je een mooi overzicht dat laat zien wat er nog aangeleverd moet worden, op basis van de betaalde bedragen waarvoor nog geen factuur is. Yuki splitst dit heel duidelijk, waardoor je een nóg hogere automatiseringsslag kunt slaan.”

Dankzij actuele data geeft Reijtenbagh nu proactieve adviezen. "Met actuele cijfers kun je snel schakelen voor bijvoorbeeld de bank of een hypotheekaanvraag. Je kijkt meer naar de toekomst door prognoses te maken op basis van verwerkte data. Je weet dat deze gegevens betrouwbaar zijn, omdat de Kwaliteitsmonitor aangeeft dat de administratie nagenoeg of helemaal compleet is”.

De klant begeleiden met de overstap

Klanten moeten weten wat er van hen verwacht wordt. Daar is training en geduld voor nodig. Bij Reijtenbagh doen ze dat zo: “We maken bij échte Yuki-experts van onze ondernemers. Tijdens bijeenkomsten op kantoor geven we extra informatie over hoe Yuki werkt, de aandachtspunten en het aanleverproces. De gebruiksvriendelijkheid ontzorgt de ondernemer door een eenvoudige manier van aanleveren en functies, zoals inzicht via een boekhoud app of desktop."

"We geven stap-voor-stap uitleg en tonen extra mogelijkheden zoals factureren, wat tijd bespaart en de administratieve kwaliteit verhoogt”, vertelt Frans-Jan.

De overgang naar een volledig geautomatiseerd systeem heeft ook gezorgd voor groei. "Automatisering creëert ruimte, hoewel er natuurlijk enkele andere controles voor in de plaats komen. Zonder Yuki zouden we veel meer personeel nodig hebben gehad om dit allemaal te verwerken."

Frans-Jan heeft nog advies voor bedrijven die twijfelen over automatisering: "Het kan enorm veel geld besparen. Het is belangrijk om een team te hebben dat Yuki omarmt en iedereen enthousiast maakt. Dat levert veel tijd op voor kwaliteitsverbetering zonder in te leveren op controle."

Van automatisering tot begeleiding: de weg naar verandering heeft gezorgd voor een grotere klanttevredenheid en hogere werktevredenheid binnen het team van Reijtenbagh. Yuki heeft bewezen meer dan alleen een efficiëntieslag te zijn; het heeft de manier waarop ze werken voorgoed verbeterd.