Onboarding als onmisbare schakel bij een goede overstap

Bofisc stond voor een onvermijdelijke uitdaging: Het oude boekhoudprogramma stopte ermee. Gelukkig bood dit ook kansen, aangezien Bofisc reeds volop inzette op digitalisering. Deze situatie werd zo een kans om dit proces intensiever voort te zetten.

Digitalisering was altijd een topprioriteit, dus de nieuwe boekhoudsoftware moest voldoen aan de laatste innovatieve standaarden en toekomstbestendig zijn.

De noodzaak voor een nieuw boekhoudpakket was helder, en om te zorgen dat dit pakket aan alle eisen voldeed, richtte Bofisc een 'werkgroep' op. Deze werkgroep bestond uit verschillende medewerkers van diverse afdelingen van alle kantoren. Ze werden zorgvuldig geselecteerd om verschillende programma's te beoordelen.

Voor Bofisc was het al duidelijk dat digitalisering de toekomst was, dus een innovatief pakket was een vereiste. Echter moest Bofisc ook rekening houden met verschillende andere belangrijke punten, zoals:

• Het behouden of verbeteren van de zeer loyale en tevreden klantenkring van Bofisc;
• Het nieuwe pakket moest innovatief, efficiënt en tijdbesparend zijn;
• Bofisc zocht een softwareleverancier die de juiste ondersteuning bood en naar problemen luisterde om ze op te lossen.

Na een periode van demo's en testen was de meerderheid van het team overtuigd: het nieuwe boekhoudpakket van Bofisc zou Yuki worden.

Omgaan met twijfels

Aan het begin van de transitie waren er twijfels bij Bofisc. Yuki leek namelijk sterk af te wijken van traditionele programma’s. Om het scepticisme en de weerstand te overwinnen, richtte Bofisc zich op de voordelen en verbeteringen die Yuki bood.

Naast deze positieve benadering van het systeem, bleken ook de persoonlijke begeleiding en de aangeboden trainingen vanuit Yuki grote voordelen!

Om de overstap naar de nieuwe software zo soepel mogelijk te laten verlopen heeft Bofisc gekozen om gefaseerd over te stappen. De overgang in fases en de mogelijkheid om historische data te importeren zorgden voor een gestroomlijnde ervaring.

Persoonlijke ondersteuning vanuit Yuki

De onboarding, begeleiding op maat en de support vanuit Yuki is voor Bofisc een onmisbare schakel geweest in het meekrijgen van alle medewerkers. Eigenlijk heeft dit ervoor gezorgd dat de overstap reuze meeviel. Bofisc gaf aan: “Bij de start werden er veel trainingen gehouden voor onze werkgroep, waardoor onze key-medewerkers voldoende diepgewortelde kennis opdeden.”

“We werden vanaf de start en prille begin goed bijgestaan door de mensen van Yuki. We kregen niet alleen diverse opleidingen aangeboden, maar konden ook - nog steeds, trouwens! - rekenen op Nina en Stijn, twee Customer Success Professionals. Ze zijn bovendien bijna altijd aanwezig tijdens onze software-werkgroep, zodat ze meteen kunnen inspringen, helpen en adviseren. Ook de nieuwe features worden op die gezamenlijke momenten voorgesteld.”

Ware Yuki experts creëren

Bij de volledige implementatie van de software koos Bofisc ervoor om zelf interne opleidingen aan te bieden, naast de trainingen vanuit Yuki. Tijdens dit proces konden zij terugvallen op de kennis en steun van de Customer Success Professionals en het Customer Support Team van Yuki.

De voordelen van interne trainingen? Door het betrekken van het personeel krijg je deze sneller mee, en heeft Bofisc nu een aantal ware Yuki experts rondlopen. Deze Yuki-werkgroep komt nog steeds elk kwartaal bij elkaar om alle nieuwigheden binnen Yuki te bespreken.

Bofisc heeft een succesvolle digitale overgang gerealiseerd door klanten actief te betrekken bij de implementatie van het Yuki boekhoudpakket, met klanttevredenheid en -betrokkenheid als hoogste prioriteit.

Oorspronkelijk richtte Bofisc zich op nieuwe klanten voor het Yuki platform, terwijl bestaande klanten hun werk traditioneel konden blijven doen. Later werden ook bestaande klanten geleidelijk betrokken. Het resultaat? Een volledige en soepele transitie voor alle klanten.

Drukke btw-periodes voorkomt Bofisc op een efficiënte manier dankzij de Yuki boekhoudsoftware. Specifiek de functionaliteit ‘Betaalbestanden’ speelt hier een grote rol. Hoe zij deze inzetten, daar gaan we graag op in.

De werklast spreiden

Digitaal werken stelt klanten in staat hun financiële gegevens regelmatig aan te leveren, maar vereist dat zij het nut ervan inzien en een efficiënt proces opzetten.

De 'Betaalbestanden'-functie stimuleert regelmatige administratie-aanlevering, wat leidt tot een efficiëntere workflow en gespreide werklast. Over de OCR-herkenning in Yuki is Bofisc zeer tevreden: "Dankzij sterke OCR-herkenning en automatisering  boeken we snel en efficiënt, wat ons tijd geeft voor andere taken".

Zo kunnen accountants bij Bofisc niet alleen sneller en nauwkeuriger werken, maar ook beter klantrelaties onderhouden door inzichtelijke adviezen en begeleiding te bieden.

De missie van Bofisc? De zaak van haar klanten in perfecte balans houden. Dat doen ze graag, dag in en dag uit - met een team van ervaren accountants.

Bofisc is niet voor niets gebouwd op vier pijlers van kwaliteit, persoonlijkheid, flexibiliteit en efficiëntie. Zeg maar gerust dé waarden die alle medewerkers zowel intern als extern uitstralen. Met kantoren verspreid over heel Vlaanderen, zijn zij altijd binnen handbereik.