De kracht van automatiseren door de ogen van Mister & Miss Yuki
Resource
Enthousiast over de software én automatisering: het is meer dan alleen hun aanstekelijke energie die Gerard Wolting van Bentacera en Cindy van Rossum-Elemans van Van Helder de titels Mister en Miss Yuki 2024 heeft opgeleverd.
Hun ervaring laat zien hoe automatisering niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook klantgericht werken naar een hoger niveau tilt. In dit interview delen we de inzichten van deze gedreven professionals over hoe Yuki’s boekhoudsoftware hun werk en dat van hun medewerkers een boost geeft.
Werken in het hier en nu
Een van de meest geprezen voordelen van Yuki is de mogelijkheid om 'in het hier en nu' te werken. "Het grote voordeel van het gebruik van Yuki is natuurlijk dat je in het hier en nu werkt," deelt Gerard Wolting van Bentacera. Hierdoor wordt de traditionele kwartaalstress, waarbij administraties maar eens per kwartaal worden bijgewerkt, tot het verleden. "Je werkt hierdoor steeds beter samen met de klant," voegt Gerard toe.
Cindy van Rossum-Elemans van Van Helder onderschrijft deze ervaring: "Dat je de administratie veel meer up-to-date houdt, maakt dat je meer en beter kan meedenken met de cliënt. Yuki werkt heel efficiënt, ook voor de medewerkers die ermee werken."
"Met Yuki hebben we geen last van piekdrukte. We regelen dagelijkse aanlevering en verwerking met onze klanten."
Alles voor een hoge kwaliteit en tevredenheid
Het samenwerkingsproces tussen accountants en hun klanten is essentieel voor succes. Zowel Gerard als Cindy benadrukken hoe Yuki hierin bijdraagt. "We werken nauw samen met de klant. De klant kijkt actief mee in de administratie en stelt hier vragen over, wat de kwaliteit verhoogt," zegt Gerard.
Direct communiceren en proactief adviseren
“Wat ik fijn vind, is dat klanten vragen kunnen stellen via Yuki," zegt Cindy: “Je hebt hierdoor direct contact en kan snel reageren. We merken dat de klanttevredenheid aanzienlijk is verhoogd”. Dat merkt Gerard ook, en hij voegt toe: “Mailboxen gebruiken we daar niet meer voor, dát is wel heel fijn.”
Cindy vertelt: "Alles is real-time, dus na het bekijken van de resultaten kunnen we proactief klanten benaderen voor bijvoorbeeld investeringsmogelijkheden. Dat werkt heel fijn." Gerard vult aan: "Proactief is het sleutelwoord. Collega's die actief in de administratie kijken, kunnen actiever adviseren richting de klant."
Naadloos integreren voor een geautomatiseerde workflow
Dat de twee tevreden zijn over de mogelijke koppelingen tussen Yuki en andere software, dat weten Mister en Miss Yuki 2024 goed te onderbouwen: "Yuki is goed te integreren. Wij gebruiken Visionplanner als rapportageprogramma, en Yuki koppelt daar goed mee," vertelt Cindy.
Gerard is het daarmee eens. “Wij proberen overal waar het kan een koppeling te maken. Dat levert veel efficiëntie op!”, tipt hij.
"Alles is real-time, dus na het bekijken van de resultaten kunnen we proactief klanten benaderen voor bijvoorbeeld investeringsmogelijkheden. Dat werkt heel fijn."
Efficiëntie, tijd- én kostenbesparing?
Zowel Gerard als Cindy geven aan: Efficiënt werken gebeurt als iedereen goed meewerkt, en dát resulteert in aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen bij Bentacera en Van Helder.
Gerard legt uit: "Het levert tijdswinst op als je een goed ingespeeld team hebt." Cindy, wiens kantoor zich richt op de zorgsector, merkt dat het automatiseren van specifieke processen enorme tijdswinst oplevert: "Onze administratie-straat is goed georganiseerd en dat maakt dat we meer klanten aan kunnen."
Een eind aan piekdruktes
Wat beide kantoren merken van piekdruktes? Simpel: “Met Yuki hebben we geen last van piekdrukte. We regelen dagelijkse aanlevering en verwerking met onze klanten,” vertelt Gerard. Hoewel Cindy van Van Helder ook te maken krijgt met de jaarverantwoording aan de Wtza, merkt ze van de reguliere piekdruktes maar weinig.
Beide experts gebruiken Yuki's Automatiseringsmonitor om processen verder te optimaliseren. Het helpt bij het identificeren van niet-verwerkte documenten en biedt suggesties voor verbetering, een functie die Cindy als "een ontzettend mooie tool" beschouwt.
Custom Program bij Van Helder
“Onze medewerkers waren continu bezig met het verwerken van de backoffice, minder met de automatisering. Daardoor bleef de bak met administratie steeds vol. Dat was dan ook de reden dat we zijn gestart met een Custom Program,” legt Cindy uit.
Van Helder is in april 2023 gestart met een automatiserings percentage van 40% en ze zijn geëindigd met een percentage van 56%. “We brengen steeds dit percentage in beeld, zo zien medewerkers écht het effect van automatiseren. Ook merken ze zelf dat er minder documenten in de workflow komen. Daar krijgen we iedereen enthousiast mee!”
Op welk automatisering percentage Van Helder nu zit? “Ruim 65%, daar zijn we erg blij mee.” Kortom? Het programma was een groot succes en Cindy raadt het andere kantoren die achterblijven qua automatisering zeker aan!
Ontdek de voordelen van geautomatiseerd boekhouden door de ogen van Accello en DAN FFA.
