Resource

Hoe werkt scan en herken?

Ontdek de 6 voordelen

Scan en herken software wordt gezien als een revolutie als het gaat om het verwerken van informatie. Deze technologie, die gebruik maakt van OCR en Machine learning (ML), maakt het mogelijk om de verwerking van facturen en documenten te automatiseren. Dankzij dit proces worden fysieke documenten omgezet in door computers leesbare bestanden.

Omdat deze software de mogelijkheid heeft enorme hoeveelheden gegevens real-time te verwerken, is het dé software die jou in de toekomst tijd gaat besparen en je werk een stuk efficiënter kan maken. In dit artikel bekijken we hoe scan en herken werkt.

Scan en herken is een technologie die kunstmatige intelligentie en Machine learning gebruikt om gegevens uit gescande documenten te halen. Deze data wordt vervolgens automatisch verwerkt in boekhoudsystemen, waardoor handmatige invoer vermindert en de efficiëntie wordt verhoogd.

Scan en herken technologie, of intelligente documentverwerking, is een kernfunctie van het Yuki boekhoudplatform. Het werkt aan de hand van OCR en ML, wat documenten die worden geüpload of gemaild analyseert. Essentiële informatie zoals facturen, bedragen en leveranciersgegevens worden automatisch ingelezen en direct in Yuki ingevoerd.

Het resultaat? Een foutloze, geautomatiseerde verwerking van gegevens die aanzienlijke tijd en moeite bespaart.

Hoe dat proces werkt bij Yuki

Lever je facturen aan via e-mail, Dropbox of Google Drive.
Onze scan- en herken software verwerkt de aangeleverde documenten door de factuur te screenen en de gegevens te lezen.
De gelezen informatie wordt gematcht met de relatiegegevens uit het boekhoudpakket.
Na deze matching wordt er een boekingsvoorstel gedaan.
Valideer het boekingsvoorstel; na validatie wordt dit opgeslagen in het digitaal archief.
De boeking en bijbehorende factuur kunnen makkelijk worden teruggevonden in de boekhoudsoftware.
Indien je merkt dat de boekingsvoorstellen altijd correct zijn, kun je ervoor kiezen om terugkerende documenten automatisch te laten afhandelen zonder autorisatie.

Scan en herken heeft niet alleen betrekking op het automatisch verwerken van facturen. Deze software is ook ontwikkeld voor verkoopdossiers, brieven, enquêtes en meer. Digitale factuurverwerking daarentegen is een specifieke term voor de accountancybranche. Hiermee wordt alleen het verwerken van facturen aangeduid. Wordt scan en herken ingezet in de accountancybranche? Dan hebben we het over geautomatiseerde factuurverwerking.

Up-to-date administratie

Inkoop- en verkoop facturen worden direct verwerkt in je administratie, waardoor deze altijd up-to-date is.
24/7 toegang en een betere beveiliging

Scan- en herkenningssoftware draait in de cloud, waardoor je altijd en overal toegang hebt tot je administraties en je overal online kunt samenwerken.

De voordelen van het digitaal verwerken en opslaan van facturen zijn onder andere dat het een veiliger alternatief biedt dan fysieke bestanden, die verloren kunnen gaan of beschadigd kunnen raken. Bovendien biedt het Yuki-platform geavanceerde beveiligingsmaatregelen om de beveiliging van je gegevens te garanderen.
Digitaal archief

Een factuur terugzoeken in een papieren archief is een opgave. Met een digitaal archief in de cloud kun je de factuur met de juiste filter direct opzoeken.
Snellere verwerking

Scan en herken werkt met real-time automatische herkenning van e-facturen.

Met papieren documenten gaat dat proces een stuk langzamer. Terugkerende facturen kun je volledig automatisch doorboeken. Het systeem verricht dan direct een boeking, zonder voorstel. Dat scheelt aanzienlijke tijd.
Een verbeterde nauwkeurigheid

Menselijke fouten zijn een onvermijdelijk aspect van manuele dataverwerking. Scan en herken software minimaliseert deze fouten, waardoor de nauwkeurigheid van de boekhoudkundige gegevens aanzienlijk verbetert.
Bespaart kosten

Tijd is geld, en door de efficiëntie te verhogen en fouten te verminderen, verlaagt digitale factuurverwerking de operationele kosten voor bedrijven en kantoren.