Het beste boekhoudpakket kiezen? Zo doe je dat!

Hoe je het beste boekhoudpakket kiest? Kijk eerst wat je wil bereiken, en waar je ondersteuning wil. Vergelijk alle pakketten op de markt en stel de juiste vragen. HB Accountants kan daarover meepraten.

“Digitaliseren maakte ons aanvankelijk sceptisch. Tot we de meerwaarde van automatiseren én veel boekhoudpakketten kritisch hebben vergeleken. Wij zochten meer dan slechts een leverancier van accounting software. Wij zochten een echte partner, waardoor onze klanten hun financiële koers met een gerust hart kunnen varen”, vertelt HB Accountants: “En die partner? Die hebben wij nu gevonden”.

Weerstand tegen verandering? Een bekend fenomeen. Hoe zorgen collega-accountants ervoor dat iedereen binnen het kantoor mee is? Daar vertelt Van Den Neste & Partners graag over:

“Onze dossierbeheerders zijn het hart van ons kantoor en werken dagelijks met de software. Hun mening is dan ook cruciaal. Wij zochten een fijn platform, waar zowel accountant als ondernemer op een gebruiksvriendelijke manier mee kunnen werken,” deelt Van Den Neste & Partners. 

Voor de medewerkers op de verwerking betekende dit een nieuwe rol. “Daar genieten zij enorm van. Ze hoeven niet te wachten tot de klant aanlevert, waardoor de documenten sneller verwerkt zijn én ze de inzichten hebben om gericht en up-to-date advies te geven.” 

Bij Van Neste & Partners is één key-user aangesteld. Deze begeleidt alle medewerkers en helpt bij de implementatie van de software. Zo kan iedereen eenvoudig van start en zorg je voor een veel efficiëntere backoffice.

Automatiseren, daar heb je je hele team voor nodig. Dat begrijpt Bofimac als geen ander. Zij delen graag hoe zij werknemers én klant succesvol meenemen in hun digitaliseringsreis.

“Technische kennis van de software is één ding,” vertelt Bofimac, ze vervolgen: “Maar het échte succes zit hem in het meekrijgen van je backoffice-medewerkers en klanten.” Bofimac had eerst de focus op eigen personeel. Bewust. “We maakten duidelijk waarom we besloten te digitaliseren, welke impact en meerwaarde dit zou opleveren. Transparant en duidelijk zijn is in deze fase cruciaal.”

Na de eerste opleidingsdag was het personeel positief. “Zeg maar, volledig overtuigd van alle features en mogelijkheden. Hierdoor was er een positieve dynamiek om met de software aan de slag te gaan,” zegt Bofimac. 

In een latere fase werden ook de klanten ingelicht. “Voor elke klant namen we ruim de tijd voor uitleg. Sommige waren meteen enthousiast, anderen wat minder - dat is niet meer dan normaal.” Ontdek hier meer over de impact op je klanten.

Een hoge werkdruk, tekort aan accountants én repetitieve taken. Klinkt niet heel aantrekkelijk, niet waar? Automatiseren kan repetitieve taken voor je uit handen nemen, waardoor de werkdruk verlaagt. En dat zijn niet alle voordelen van automatiseren. 

Bij Trust Administratie en Advies was het verlagen van de werkdruk de belangrijkste reden om te automatiseren. Zij vertellen: “We wilden minder afhankelijk zijn van menselijke handelingen. En dat zijn we nu. Dankzij de software die we nu gebruiken kunnen we meer klanten bedienen met hetzelfde aantal mensen. Zonder verlies van kwaliteit en controle”. 

De kwaliteit én controle zijn juist verbeterd. Daarnaast maken zij nu betere, actuele analyses voor hun ondernemers. “Ook merken we een betere spreiding van de werklast, een sterke afvlakking van de btw-drukte en meer tijdwinst om onze klantenservice te verbeteren,” deelt Trust, en eindigt met: “En onze werknemers? Die vinden het helemaal geweldig!”

Behaal je tijdwinst door te automatiseren? Fijn! Tijd is geld, dus dat kun je aan andere waardevolle zaken besteden, zoals de groei van je kantoor en ontwikkeling van je medewerkers. 

Bij GRAEF staat de samenwerking met ondernemers centraal. Ze vertellen: “We willen veel meer betrokkenheid genereren bij onze klanten met real-time cijfers en proactieve adviesverlening. Daarvoor zijn slimme, digitale tools nodig. Dankzij onze geautomatiseerde boekhouding kunnen we met 100% zeggen: de tijdswinst is enorm!”

“Dat komt omdat de verwerking vlotter gaat door de hoge automatiseringsgraad. Hierdoor werken we efficiënter en ervaren we minder pieken tijdens de btw-periode,” vertelt GRAEF Accountancy. De vrijgekomen tijd gebruiken zij nu om klanten proactief te adviseren, en meerwaarde te bieden in hun beleidsvoering en financiële beslissingen.

Automatiseren komt met een hoop veranderingen. Deze transitie vraagt om een goede begeleiding. Biedt je software-leverancier onboarding, of training? Of ben je zelf verantwoordelijk voor de opleiding van je personeel. Met de juiste ondersteuning ben je sneller up-and-running én haal je alles uit de software.

Bofisc zocht een software-partner met goede begeleiding en veel contactmomenten, dat vonden zij. “Ga voor een goede onboarding, begeleiding en service. Bij onze opstart was er ruim voldoende tijd voor opleidingen en contact. Daardoor hadden onze key-users niet alleen een diepgewortelde kennis, daardoor konden zij ook deze knowhow delen met hun collega’s,” geeft Bofisc aan. 

Zij prijzen de Customer Success Professionals en het Customer Support Team voor hun hulp tijdens het proces. “Het mooiste was dat elk kantoor persoonlijk werd bezocht om te kijken hoe ver iedereen stond in hun digitale transformatie, wat er bijgestuurd kon worden en waar optimalisatie mogelijk was.”

Automatiseren gaat niet vanzelf. Vaak moet je eerst automatiseringsregels aanmaken om een hoge automatiseringsgraad te behalen. De juiste ondersteuning om deze graad zo hoog mogelijk te maken? Onmisbaar! 

Creative Finance vindt het belangrijk dat de communicatie met je software-partner vlot, efficiënt en gemoedelijk verloopt. “Omdat je veel samenwerkt met je software-partner, moet je zorgen voor een goede band,” vertelt Creative Finance. “Zowel tijdens de onboarding, als daarna, tijdens onze dagelijkse werkzaamheden, konden we terugvallen op de ondersteuning van onze Customer Success Professional.”

Een goede samenwerking is op wederzijds vertrouwen. Je wil een partner voor de lange termijn, een die future-proof is. “Neem een partij die inspeelt op trends en ontwikkelingen. En een die communiceert op een manier die bij jou past. Wij hechten waarde aan klantgerichte, transparante communicatie en dat onze partner op een moderne en dynamische manier met ons communiceert. Dat hebben we en wordt intern erg geapprecieerd,” sluit Creative Finance af.

Het voordeel van koppelingen is dat je jouw software-straat zo compleet kunt maken als je zelf wilt. En daardoor kun je het jezelf zo makkelijk maken als je wilt. Fiscalix maakt graag gebruik van koppelingen.

“Er worden mooie stappen gemaakt op vlak van automatisering, omdat we gebruik maken van verschillende koppelingen. Ons boekhoudpakket richt zich niet enkel op de eigen structuur en werkt samen met veel verschillende software, zoals Peppol,” vertelt Fiscalix.

Fiscalix geeft ook aan dat het belangrijk is dat je eerst je eigen structuur binnen het kantoor op poten hebt. Daarna kun je de meerwaarde van koppelingen ontdekken. “Het zorgt niet alleen dat je efficiënter kunt werken, maar je kunt dankzij koppelingen ook je klant nog beter van dienst zijn!”

Dat features en functionaliteiten nét dat extra stukje ondersteuning kunnen bieden, daar kan BamBoek over meepraten! 

“Features zoals heldere dashboards die alles inzichtelijk maken zijn essentieel voor een overkoepelende helikopterview als bestuurder en een diepgaande analyse als dossierbeheerder,” zegt BamBoek: “Features als de Backoffice Portaal en de Kwaliteitsmonitor gebruiken we om te checken of de administraties van onze ondernemers compleet zijn.” Hiermee halen ze alles uit hun backoffice, want automatische controles maken het werk efficiënter en eenvoudiger. 

“Direct inzicht in de kritieke punten of waar een document ontbreekt maakt dat je gericht kunt samenwerken met klanten én razendsnel kunt schakelen.. Koppel deze inzichten aan de communicatiemodule en je merkt gelijk wat je bespaart!” eindigt BamBoek.

Meerwaarde behaal je wanneer je software je nu én in de verre toekomst nog weet te ondersteunen. 

“Door te werken met een geautomatiseerde boekhoudsoftware kunnen we voldoen aan de behoeften van onze ondernemers, die steeds digitaler in het leven staan. Echte meerwaarde kun je alleen bieden als je software innovatief is, zoals bijvoorbeeld met de ontwikkeling van een Duurzaamheidsmonitor,” deelt ADE Consultants.  

En dat is niet de enige meerwaarde die de software hen biedt. “Na volledige implementatie waren de medewerkers bekend met de software van A tot Z. En toen de klanten hadden geleerd regelmatig hun documenten aan te leveren, begon het echte besparen,” vertelt ADE Consultants: “Op dit moment besparen wij per jaar minstens een fulltime medewerker. In tijden van arbeidskrapte en personeelstekorten, is dit een enorm pluspunt!”