Overstappen van boekhoudpakket: Een gids voor accountants
Resource
Als accountant is een boekhoudpakket waar je op kan vertrouwen essentieel voor je dagelijkse werkzaamheden. Wanneer het huidige pakket niet meer voldoet, kan een overstap naar een nieuw boekhoudpakket een verstandige keuze zijn.
In dit artikel bespreken we de stappen voor een succesvolle overstap, het juiste moment om over te stappen, en hoe je veelvoorkomende problemen kunt voorkomen.
Waarom overstappen op een nieuw boekhoudpakket?
Het overstappen naar een nieuw boekhoudprogramma kan een strategische zet zijn voor bedrijven die hun financiële processen willen optimaliseren.
Moderne boekhoudprogramma's bieden vaak geavanceerde functies zoals automatisering van terugkerende taken, real-time financiële inzichten, en naadloze integratie met andere bedrijfssystemen. Dit kan leiden tot aanzienlijke tijdsbesparing, verminderde foutmarges, en verbeterde besluitvorming.
Cloud-based boekhoudpakketten zijn flexibel, toegankelijk en schaalbaar, wat waardevol is wanneer je snel groeit. Hoewel de overstap inspanning vereist, kunnen de langetermijnvoordelen in efficiëntie, nauwkeurigheid, en strategisch inzicht de overstap meer dan rechtvaardigen.
Zorg voor een vlekkeloze overstap naar je nieuwe boekhoudpakket.
Stappen voor een succesvolle overstap
1. Inventariseer je behoeften
Breng eerst je eisen en behoeften in kaart. Welke functionaliteiten heb je nodig en welke koppelingen zijn essentieel? Ook niet onbelangrijk: Kies je dit keer voor een sterk geautomatiseerd boekhoudplatform?
2. Vergelijk boekhoudpakketten
Onderzoek verschillende boekhoudpakketten die aan je eisen voldoen. Let op factoren zoals prijs, gebruiksgemak, en toekomstbestendigheid.
3. Test het nieuwe pakket
Maak gebruik van demo’s om het nieuwe boekhoudpakket uitgebreid te testen. Overweeg om tijdelijk beide systemen parallel te gebruiken, ook wel 'schaduwdraaien' genoemd, zo kun je goed ervaren welk pakket aansluit op je wensen.
4. Plan de overstap naar het nieuwe boekhoudplatform zorgvuldig
Hou er rekening mee dat overstappen tijd kost. Kies een geschikt moment voor de overstap, bij voorkeur aan het begin van een nieuw boekjaar.
5. Exporteer en importeer data
Zorg ervoor dat je alle relevante data uit het oude systeem kunt exporteren en in het nieuwe pakket kunt importeren.
6. Implementeer en train
Implementeer het nieuwe boekhoudpakket en zorg voor draagvlak en training voor jezelf en het team. Sommige boekhoudsoftware leveranciers bieden uitgebreide onboarding - zo hoef jij niet de hele overstap zelf te dirigeren!
“Met de overstap naar een nieuw boekhoudsysteem komt er veel op je af. Dankzij de persoonlijke begeleiding tijdens de onboarding hebben wij echt een vliegende start gemaakt met Yuki!”
Overstappen tijdens het boekjaar
Hoewel het mogelijk is om tijdens een boekjaar over te stappen, wordt dit over het algemeen afgeraden. Het ideale moment om over te stappen is aan het begin van een nieuw boekjaar, meestal 1 januari. Zo heb je een schone start én voorkom je complexiteiten bij het overzetten van lopende boekingen.
Als een overstap tijdens het boekjaar onvermijdelijk is, zorg dan voor een grondige voorbereiding en overweeg professionele hulp in te schakelen om de continuïteit van je financiële administratie te waarborgen.
Hoe verloopt het overstapproces bij Yuki?
Simpel! Bij Yuki willen we natuurlijk weten of ons boekhoudpakket goed bij je doelen past, aan de hand van een persoonlijke demo nemen we je mee door de software en laten we je kennismaken met alle features.
Wij zijn er om je volledig te ondersteunen tijdens de overstap. Om te beginnen bieden we een uitgebreide onboarding voor jou en je collega’s, en als het nodig is, helpen we je met de inrichting van het platform. Deze begeleiding op maat houdt niet op na de onboarding. Waar nodig blijven we je ondersteunen, met trainingen en tips, om nóg meer uit ons boekhoudplatform te halen.
Overstappen? Dat doe je bij Yuki met een gerust hart!
Ontdek hoe onze partners de overstap naar Yuki ervaren.