De unieke werkwijze van Yuki’s boekhoudsoftware

Het doel van Yuki is dat het kantoor de samenwerking met klanten kan verbeteren. Hoe krijg je dat met boekhoudsoftware voor elkaar? Yuki's onboardingproces staat helemaal in het teken van die vraag. Wanneer je aan de slag gaat met Yuki, krijg je net zolang ondersteuning totdat alle betrokkenen weten hoe je het boekhoudplatform zo goed mogelijk benut.

Starten met Yuki doe je op een manier die helemaal past bij je eigen accountants- of administratiekantoor. Wat dat inhoudt, bespreek je op de strategy meeting, de eerste bijeenkomst die je hebt met medewerkers van Yuki nadat je voor het platform hebt gekozen. Wellicht tref je dan Reeve Heuker, Customer Success Consultant. "Op de Strategy Meeting bespreken we hoe we de onboarding gaan aanpakken", vertelt zij. "Wat zijn de doelstellingen? Met hoeveel administraties wil je starten? Welke begeleiding heb je nodig? Zulke vragen komen dan aan de orde."

Het onboardingstraject 

Yuki maakt de dagen daarna de nieuwe administraties aan en vervolgens is het tijd voor de Knowledge Training. Reeve: "Altijd een hartstikke leuke dag. Alle medewerkers die met Yuki gaan werken, komen bij ons op bezoek in Rotterdam voor de eerste training en de ontmoeting met ons support team. Dan gaan we samen ook iets leuks doen. Lekker lunchen en bijvoorbeeld een tochtje met de watertaxi."

Tijdens de Important Day wordt het kantoor bijgestaan door hun eigen Customer Success Consultant en worden de administraties geïmporteerd. Het kantoor, plus de klanten van het kantoor, gaan vervolgens aan de slag. Want dat is het bijzondere van Yuki: een feilloze administratie is slechts het startpunt van onze ambitie. Ons eigenlijke doel is het verbeteren van de samenwerking tussen jou en je klanten.

Als het kantoor eventuele ondersteuning nodig heeft, krijgen ze dat van het Customer Support Team; dat geldt tijdens én na de onboarding.

De Yuki Way

Om die werkwijze voor elkaar te krijgen is de Yuki Way ontworpen. Reeve is daar elke dag mee bezig: "De Yuki Way kun je zien als een soort leidraad. Heb je het proces eenmaal op gang gebracht, dan blijft het zichzelf versterken." Het proces bestaat uit vijf elementen, die elk sterk afhankelijk zijn van het resultaat dat in de vorige fase is geboekt.

Het eerste element is samenwerken met de ondernemer ofwel de klant. De software bevat allerlei handvatten om die samenwerking makkelijker te maken - een mobiele app, aandachtspunten, communicatiemogelijkheden et cetera. Hoe meer ondernemer en accountant daar gebruik van maken, hoe beter de samenwerking.

Ten tweede eist het verwerken van de administratie aandacht. Daarin kan een steeds hoger niveau van efficiëntie worden bereikt. Bijvoorbeeld: wordt er gebruikgemaakt van alle koppelmogelijkheden?

Efficiënt verwerken gaat vrijwel naadloos over in optimaal automatiseren. Het leerproces in dit derde element wordt bijgehouden in het klantenportaal. In Yuki kan je snel en eenvoudig automatiseren. Inzicht in het automatiseren van de administraties vind je in ons portaal. Hier kun je sturen op welke administraties al ver zijn in het automatiseringsproces en bij welke je meer kunt gaan focussen op de automatisering.

Hoe meer de administratie geautomatiseerd tot stand komt, hoe meer de focus verschuift van verwerken naar controleren. Wat zijn de normen hiervoor? Hoe richt je de controles in?Wordt ook in die vierde fase vooruitgang geboekt, dan komt de vijfde in beeld: de tijd die je eerst besteedde aan administratieve taken, kun je nu gebruiken om de klant (beter) te adviseren. De hoge kwaliteit en het real-time karakter van de boekhouding ondersteunen de kwaliteit van deze adviezen.

Een vicieuze cirkel

Reeve benadrukt dat de Yuki Way een 'loop' is, een vicieuze cirkel, maar dan in een positieve betekenis: "Een betere advisering komt ook weer ten goede aan de samenwerking in de eerste fase. En dat heeft weer effect op de kwaliteit van de verwerking in de tweede fase, enzovoort." 

Nog tijdens de onboarding van Yuki moet je als nieuwe klant dit proces aan den lijve ervaren, zo is het uitgangspunt voor de ondersteuning die je in het begin krijgt. Een ondersteuning die wordt afgesloten met aanvullende vaardigheidstrainingen (waarin veel aandacht is voor de automatisering en controle door middel van onder andere de kwaliteitsmonitor) en een evaluatie van de doelstellingen. Jouw organisatie weet dan intussen wel precies waarin de toegevoegde waarde ligt van het werken met Yuki, en hoe ze die toegevoegde waarde kan uitbouwen. Reeve: "En mocht er dan toch nog behoefte zijn aan ondersteuning: die is altijd beschikbaar."