De indrukwekkende automatiseringsgraad van Kordaat Ondernemen

Esmee Dijksman, die de dagelijkse leiding heeft over de boekhoudafdeling, herinnert zich de snelle groei: "Vorig jaar zomer zaten we op ongeveer 50% automatisering. Tegen het einde van het jaar was dat al 84%, en nu zitten we op 94.48%." Deze prestatie kwam niet vanzelf, maar was het resultaat van een doordachte strategie.

"Automatisering staat bij ons centraal vanaf dag één," legt Edwin uit. "Bij nieuwe klanten is de vraag niet óf we gaan automatiseren, maar hoe snel we kunnen beginnen. Het is ook een wekelijks agendapunt in ons team- en managementoverleg. Want als we bijvoorbeeld 10% achteruitgaan in automatisering, betekent dat meteen 40 tot 50 extra uren werk per week."

Automation Challenge

Het was Esmee die Kordaat Ondernemen heeft opgegeven voor de Automation Challenge, en met succes. Zij wonnen de challenge met een percentage van maar liefst 94.48%. Het team zag deze uitdaging als een kans om te ontdekken hoe ver ze konden komen. 

De aangeboden webinars van Yuki tijdens de challenge hielpen nieuwe medewerkers en stagiaires bij Kordaat Ondernemen om ook te starten met automatiseren. 

Voor kantoren die ook mee willen doen met de Automation Challenge heeft Esmee de volgende tip: “Focus op automatiseren en niet op handmatig inboeken. Binnen twee maanden zul je aanzienlijke verbeteringen merken in de efficiëntie en de effectiviteit van de werkzaamheden!”

De impact op het team is significant. "Voor onze medewerkers is de aard van het werk aanzienlijk veranderd," vertelt Esmee. "Ze houden zich nu meer bezig met het controleren van administraties en hebben intensiever contact met klanten, in plaats van zich uitsluitend te richten op het verwerken van bonnetjes en banktransacties. Dit maakt het werk niet alleen leuker, maar ook veel interessanter."

Ronald Smit, directeur van de boekhoudafdeling, vult aan: "Ons ultieme doel is het adviseren van ondernemers. Door automatisering is er nu meer tijd beschikbaar voor dit advieswerk. Alle tijd die in verwerking gaat zitten, kunnen we namelijk niet aan andere zaken besteden."

Een snelle doorlooptijd

Wat betreft de doorlooptijd begint Kordaat Ondernemen op de eerste van de maand met het berekenen van de aangiftes. Esmee vertelt over de strikte deadline voor aanleveren: “Ondernemers mogen tot en met de eerste week van de maand aanleveren. Daarna is het klaar en verwerken we de btw-aangifte.”

“Doordat we veel processen geautomatiseerd hebben, is er gelukkig minder handmatig werk nodig, wat de efficiëntie aanzienlijk verhoogt. Dit maakt het mogelijk om de deadlines te halen zonder extra druk op het team.”

Gericht advies dankzij real-time data

"Dankzij real-time data kunnen we nu zeggen: 'We zien bepaalde ontwikkelingen in jouw administratie.' Deze inzichten stellen ons in staat om veel beter en nauwkeuriger, onderbouwd door cijfers, advies te geven," legt Edwin uit.

Een veelgehoord argument om niet te starten met automatisering is tijdgebrek. Ronald weerlegt dit resoluut: "Andere kantoren blijven vaak hangen in een vicieuze cirkel door steeds op dezelfde manier te blijven werken. Het is essentieel om tijd vrij te maken om de kern van het probleem aan te pakken, want dit bespaart uiteindelijk veel tijd."

De aanpak bij Kordaat is helder: "We hanteren de vuistregel dat alles geautomatiseerd wordt en handmatig boeken de uitzondering is," legt Esmee uit. "Wanneer dat niet lukt, dan wordt er aan de bel getrokken."

Kordaat Ondernemen kijkt al verder vooruit. "We willen het proces dat leidt tot de aangifte verder automatiseren," vertelt Esmee. "Het idee is dat de cijfers al klaarstaan en soepel in de aangifte verwerkt worden, waarbij er slechts een paar aanpassingen nodig zijn om het af te ronden."

Dit maakt het werk niet alleen efficiënter, maar ook aantrekkelijker voor medewerkers. "We proberen voorop te blijven lopen met automatisering," zegt Ronald. "Onze aanpak is enigszins gedurfd, maar ook bijzonder interessant om mee te werken."

Het succesverhaal bewijst dat elk kantoor, met de juiste inzet, kan profiteren van efficiënter werken, meer werkplezier en betere dienstverlening aan klanten.