Van hectiek naar rust en stabiliteit in de horeca
Resource
Ontdek het verhaal van BoulesBitesBar
Sebastiaan werkte in 2020 als Area Manager bij BoulesBitesBar in Breda en Eindhoven. BoulesBitesBar, kortweg BBB, is een nog jonge franchiseorganisatie met een uniek concept, een mix van gemoedelijk vermaak en gastronomie. Sebastiaan: “We laten onze gasten de Franse sfeer opsnuiven door de combinatie van indoor jeu de boules met een veelzijdige keuken.”
Niet veel later vroegen de eigenaren van BBB Sebastiaan om ook Dock FEC te gaan runnen, hun entertainmentbedrijf in Vlissingen. En zo had hij als Area Manager van drie vestigingen ineens bijna 80 mensen onder zich werken.
Razendsnel groeien
BoulesBitesBar groeit snel met zeven vestigingen in twee jaar en zes op de planning. Een actuele en overzichtelijke financiële administratie is cruciaal voor Area Managers en franchisegevers om snel bij te sturen. Dit vereist boekhoudsoftware die met hen meegroeit.
Een software die meegroeit
Accountant Marco Simonse van Simonse & Geus adviseerde Yuki voor de financiële administratie. Hij benadrukte dat de kracht van Yuki, vooral door de korte rapportagetijd, perfect bij Sebastiaans situatie zou passen.
En dat advies pakte bijzonder goed uit. Van tevoren werden de eisen goed in kaart gebracht. Daarna zorgde het kantoor van Marco voor de inrichting van de boekhouding en andere onderdelen van de financiële administratie.
Snelle koppeling met andere systemen
Marco kijkt tevreden terug op dit initiële proces. “We hebben met Yuki de administraties van Sebastiaans vestigingen zodanig kunnen inrichten dat alle benodigde informatie razendsnel beschikbaar is.”
“Zo hebben we zijn reserveringssoftware en het kassasysteem aan Yuki gekoppeld. Daardoor hebben Sebastiaan en de franchisegever continu actueel inzicht in de gekozen arrangementen en kunnen ze vanuit hun eigen horeca-expertise direct operationele beslissingen nemen op basis van de feiten, in plaats van op gevoel.”
“Ook de loonadministratie en de kasadministratie hebben we gekoppeld zodat deze realtime worden bijgewerkt. Als wij tijdens het inrichtingsproces een vraag hadden, stond de support-afdeling van Yuki meteen klaar om ons te ondersteunen.”
Tijd besparen én fouten voorkomen tijdens het boekhouden
Yuki maakt Sebastiaans drukke horecaleven makkelijker door snelle bijsturing op basis van actuele data en uitgebreide automatiseringsmogelijkheden. Leveranciers sturen facturen naar een uniek e-mailadres en overige facturen uploadt hij zelf.
Laag foutpercentage
Het foutenpercentage is lager dan bij traditionele boekhouding dankzij Yuki. Het systeem identificeert onregelmatigheden en waarschuwt bij ontbrekende facturen of dubbele boekingen. Yuki's hoge automatiseringsgraad en zelflerend vermogen bieden actuele financiële inzichten en besparen veel tijd bij BTW-aangifte en jaarafsluiting. Fouten en zoekgeraakte bonnetjes? Bij BBB niet meer!
“Het mooie van deze werkwijze is dat deze meteen loont. Deze week nog heb ik bijvoorbeeld drie uur gedaan over een administratieve klus waar ik voorheen vijf maanden voor uittrok.”
Rust en stabiliteit
Voor Sebastiaan is Yuki de ideale oplossing. Als horecaondernemer wil hij zich richten op inhoudelijke zaken, maar administratieve taken zijn onvermijdelijk. Dankzij Yuki en de samenwerking met Marco en zijn team is de tijdsinvestering voor administratie minimaal.
Altijd inzicht
Sebastiaan heeft altijd en overal inzicht in de financiële situatie van zijn vestigingen. De koppelingen en automatisering van Yuki verminderen de administratieve lasten aanzienlijk, waardoor hij meer tijd heeft voor het beheren van zijn zaken en het creëren van unieke ervaringen voor gasten.
"Dankzij de manier waarop Yuki werkt, heb ik meer grip op de zaak dan ooit. Dat brengt veel rust en stabiliteit binnen de organisatie”, sluit Sebastiaan af.
Benieuwd hoe andere kantoren Yuki ervaren? Lees de case van Vermetten over duurzaamheid of ontdek hoe Infin de Financiële Monitor inzet.
