Resource
Overstappen op geautomatiseerd boekhouden
3 praktische tips van Nico Neppelenbroek
Waar moet je op letten als je de beslissing hebt genomen en gaat overstappen naar een geautomatiseerd cloud-based boekhoudpakket? Nico Neppelenbroek, AA-accountant bij InControlz en Bajo Bouw, geeft je drie tips! Lees je mee?
Maak geen keuze zonder goede research
De overstap naar een nieuw boekhoudpakket, die maak je niet zomaar. Kijk eerst kritisch naar je behoeften, bepaal dan wat je nodig hebt en ga op onderzoek uit.
“Bepaal eerst welke functionaliteiten nodig zijn binnen een nieuw boekhoudpakket en ga dan pas op zoek naar de service die het beste bij het eisenpakket past. Soms lijkt een pakket goedkoop, maar blijkt er sprake van verborgen kosten voor noodzakelijke functionaliteiten, zoals betalen per scan & herken en automatische boeking,” vertelt Nico: “Of je moet veel meer handelingen handmatig verrichten, zodat je minder tijd bespaart dan met een pakket dat meer kan automatiseren.”
Hij geeft ook aan dat het ook omgekeerd kan: Een service lijkt duur, maar blijkt goedkoper als je het volledige rekensommetje maakt. Niet alleen de kosten zijn belangrijk, dus kijk ook goed hoe de support is geregeld.
“Kleinere leveranciers van cloud-based boekhoudpakketten zijn vaak innovatiever, flexibeler en goedkoper.”
Bepaal het juiste overstapmoment
De overstap naar geautomatiseerd boekhouden kost tijd en inspanning. Nico raadt aan om een rustig moment uit te zoeken om over te stappen. Nico geeft aan: “Veel ondernemers stellen de overstap op een nieuw boekhoudpakket uit omdat ze denken dat dit rond de jaarwisseling moet, vaak de drukste periode van het jaar. Maar overstappen kan op ieder moment van het jaar, zolang dat moment logisch gekozen is. Door bijvoorbeeld direct na een btw-aangifte over te stappen, zorg je ervoor dat je geen werk hebt aan het overzetten van bonnen en facturen in het nieuwe programma”.
Zijn advies? Maak een paar maanden gebruik van een parallelle boekhouding. Zo kunnen de collega’s die het pakket gaan gebruiken worden opgeleid en alvast wennen aan de nieuwe aanpak.
Staar je niet blind op de bekende namen
“De grootste en bekendste partij is niet per se de beste en hoeft ook niet het beste aan te sluiten bij wat jij zoekt,” vertelt Nico. “Mijn ervaring is juist dat kleinere leveranciers van cloud-based boekhoudpakketten vaak innovatiever, flexibeler en goedkoper zijn. Het is niet voor niets dat ik mijn bedrijf heb verbonden aan Yuki.”
Welke pakketten kiezen concullega's?
Weet jij nog niet of je gaat overstappen op een geautomatiseerd boekhoudpakket? Ontdek dan welke pakketten concullega’s kiezen!
