Veranderen van boekhoudsoftware: een stappenplan om de accountant van morgen te worden

Resource

Afgelopen week was Yuki aanwezig op de Acerta Connect Day in Namen. Maxime, Yuki’s Franstalige Business Developer Manager en verantwoordelijke voor de regio’s Brussel en Wallonië, mocht daar een interessante keynote geven over “Devenir la fiduciaire de demain”. Want daar komt toch wel redelijk wat bij kijken.

Het veranderen van boekhoudsoftware en kiezen voor een online boekhouding kan immers voor heel wat kantoren een uitdagend proces zijn, maar zoals het spreekwoord zegt: goed begonnen is half gewonnen. En je bepaalt de snelheid van je digitalisatie gelukkig vollédig zelf. Bovendien vergemakkelijken een zorgvuldige voorbereiding, een doordachte toekomstvisie en een overzichtelijk stappenplan je digitale transitie aanzienlijk. En in deze blog vatten we graag nog eens Maximes stappenplan voor jou samen!

Stap 1 - Een doordachte keuze maken

De eerste stap? Nadenken. Zorgvuldig nadenken. Met je kantoor of organisatie beslissen om te veranderen van boekhoudsoftware is immers een grote, belangrijke en impactvolle stap - en je wilt uiteraard de juiste beslissing maken. Organiseer om die reden een constructief intern moment met alle stakeholders en bespreek waar je staat en hoe jouw kantoor of bedrijf dit proces zal aanpakken. Hoe digitaal is jouw kantoor, eigenlijk? En wat wil je met je digitale transitie bereiken? Luister aandachtig naar je medewerkers en leg met een duidelijk plan de eerste contacten met verschillende software providers.

Stap 2 - De interne behoefte analyseren

Na deze eerste stap, is het tijd om de behoeften en wensen van je boekhoudkantoor of onderneming te analyseren. Deze diepgaande analyse omvat de korte-, middellange- en langetermijnsvisie, de vooropgestelde doelen en toekomstvisie, de redenen om te veranderen van boekhoudsoftware en een duidelijk overzicht van alle huidige interne processen. Ook is het cruciaal om na te denken over hoe de reeds bestaande workflows zullen gewijzigd en beïnvloed worden. Denk hierbij aan: de integratie, de samenwerking, het klantencontact en het takenpakket. Na deze denkoefening kan je op zoek gaan naar de perfecte provider voor jouw kantoor of bedrijf!

Stap 3 - De software providers verkennen

Je hebt ruim de tijd genomen om na te denken over je digitale transformatie en hebt je interne werking en structuur kritisch onder de loep genomen: prima. Hoog tijd voor stap drie. De next step in de digitalisering en het veranderen van boekhoudsoftware vormt het analyseren van de markt. Vergelijk de verschillende software providers en online boekhoudpakketten met elkaar en maak voor je kantoor of bedrijf een duidelijk shortlist op basis van de geïdentificeerde wensen en behoeften tijdens de eerste twee fases. Zo kan je je perfect voorbereiden om in gesprek te gaan met de verschillende leveranciers - en stel je gegarandeerd de juiste vragen voor jouw kantoor of onderneming!

Stap 4 - Realistische verwachtingen creëren

Cruciaal om de juiste keuze op vlak van software te maken? Realistische verwachtingen creëren - en daar eerlijk en transparant over durven communiceren. Geen enkele software zal immers 100% voldoen aan de behoeften en wensen van je kantoor of bedrijf, dus het is essentieel om hier waakzaam voor te zijn. Maak een realistische inschatting van de investering, breng de uitdagingen, pijnpunten én voordelen in kaart van deze verandering, neem je werkvloer mee tijdens dit proces en plan voldoende momenten in voor training en praktijkgerichte oefening.

Stap 5 - Change management begeleiden

Verandering zal altijd moeilijk blijven. Punt. En daar moet je je tegen wapenen. Het is immers cruciaal om voldoende change management in te plannen. Leg helder en eerlijk de redenen voor de verandering van boekhoudsoftware uit en koppel de overweging om digitaal te transformeren aan concrete doelstellingen. Schuw de moeilijkheden niet, maar focus wél op de voordelen en toekomstige benefits van de verandering. Zo creëer je niet alleen enthousiasme en transparantie op de werkvloer, maar betrek je ook het volledige kantoor of bedrijf in dit proces. Let’s do this together!

Stap 6 - Oefenen, oefenen en blijven oefenen

De zesde stap spreekt voor zich: oefenen, oefenen en nog eens… een heel pak meer oefenen! Online boekhoudsoftware is een work-in-progress - en er valt steeds meer rendement te boeken. Tijdens en na de trainingsperiode is het dan ook cruciaal om voor jezelf voldoende tijd uit te rekken om met de nieuwe software aan de slag te gaan en alle functionaliteiten en features in de vingers te krijgen. Alleen zo maximaliseer je het rendement - en voorkom je dat je uit frustratie teruggrijpt naar de oude software. Alle begin is moeilijk, toch? Maar het komt hélemaal goed: beloofd!

Je merkt het meteen: veranderen van boekhoudsoftware is een belangrijke beslissing. En je hebt er een zorgvuldige voorbereiding voor nodig om succes te garanderen! Met dit duidelijke stappenplan heb je een overzichtelijk plan in handen om met je digitale transformatie aan de slag te gaan: op eigen tempo, in verschillende fases en op maat van jouw kantoor of bedrijf! Ben jij klaar om je resultaten en rendement te maximaliseren met je verandering van boekhoudsoftware? Gelijk heb je, dus… happy accounting!