In drie tips naar een geautomatiseerde boekhouding

Geautomatiseerd boekhouden? Yes, please, maar… niet zomaar! Als financieel manager bekijk je namelijk eerst het grotere plaatje. Wat zijn je functionele eisen? Wat is de prijs per boekhoudpakket? En wanneer maak je best de overstap? Yuki geeft je drie concrete tips voor een vlotte transitie naar een cloudbased boekhouding. Succes!

Vergelijk verschillende boekhoudpakketten

First things first: research. Neem de verschillende opties onder de loep en kies het boekhoudpakket dat aan al jouw eisen – of toch de meeste ervan! – voldoet. Bepaal op die manier de must-have functionaliteiten voor jouw organisatie. Kan je het pakket eenvoudig implementeren? Valt het eenvoudig te koppelen met andere programma’s? Biedt de software voldoende automatisatie? Beantwoord deze vragen grondig - en zoek dan de service op jouw maat.

Vergelijk daarnaast zeker de prijzen van elk pakket. Soms oogt een pakket financieel voordelig, tot je de kleine lettertjes leest. Een verborgen, maandelijkse extra prijs voor scan-en-herkenbetalingen hier, een meerkost per automatische boeking daar: dat telt al snel op. Omgekeerd kan het trouwens ook: een service lijkt op het eerste gezicht aan de hoge kant, maar biedt een all-inclusive formule op vlak van implementatie, aansluiting, support… Yuki’s boodschap: onderzoek grondig pakket per pakket en kies voor wat jouw organisatie specifiek nodig heeft!

Stap over wanneer jij dat wenst

Oké, je hebt je boekhoudpakket gevonden. Super! Dan rijst de vraag: stap je meteen over of wacht je af? Vaak stellen financiële managers de overstap uit tot de jaarwisseling. Vreemd, want dit is nochtans de drukste periode van het jaar. Guess what? Eigenlijk kan overstappen altijd, zolang de timing voor jou en jouw organisatie past. Meteen na een btw-aangifte, zodat je geen bonnen en facturen van programma A naar B moet overzetten, bijvoorbeeld? Dat bespaart je alweer tijd om ander nuttig werk te verrichten, zoals de optimalisatie van je adviesvoorzieningen.

Denk ook: je oude en nieuwe boekhouding bestaan het best even parallel naast elkaar. Al is het maar om de overdracht te stroomlijnen, vergemakkelijken en optimaliseren. Bovendien hebben de financiële verantwoordelijken van je organisatie, de eigenlijke gebruikers van het nieuwe pakket, op die manier zeker voldoende de tijd om alle input te verwerken en verkennen, zich diepgaand op te leiden én geleidelijk te wennen aan de nieuwe manier van werken. Slow and steady wins the race!

Kies het beste, niet het bekendste

Tot slot: kijk verder dan de grootste en bekendste partij. Laat je niet enkel leiden door de eerste drie advertenties op Google en neem rustig de tijd om een toekomstgerichte, doordachte keuze te maken. Het pakket op jouw maat ligt er - je hoeft het alleen nog te vinden. Zo kan het perfect zijn dat andere, minder bekende namen beter aansluiten bij wat je zoekt. Verschillende leveranciers van cloudbased boekhoudpakketen bieden immers verschillende troeven op vlak van innovatie, flexibiliteit en prijs. Voldoende wikken en wegen is de boodschap!

Ben je klaar voor een geautomatiseerde boekhouding? Wel, dan is Yuki gegarandeerd iets voor jou! Ontdek al onze troeven hieronder en vraag vrijblijvend een demo aan! Let’s make your accountancy… count!