Het digitalisatie verhaal van Diapal

Resource

Een artikel in samenwerking met Smart Media en Fokus Business Guide

Meer en meer bedrijven schakelen voor hun boekhouding over op cloudsoftware. Dat hoeft niet te verbazen, want die aanpak komt met heel wat voordelen. En met het juiste pakket hoef je niet in te boeten op krachtige en gebruiksvriendelijke features, integendeel zelfs. Dat bewijst het verhaal van Diapal, een Jabbeeks bedrijf dat sinds 1968 interieurs op maat maakt.

Tot vorig jaar draaide de boekhouding van Diapal nog op een eigen server, ‘on premise’. “Het was een pakket dat zijn roots kende in de jaren negentig, zonder enige vorm van digitalisatie”, vertelt afgevaardigd bestuurder Lieven Vermeire. “Daardoor moesten er nog veel manuele verrichtingen gebeuren: aankoopfacturen inboeken, financiële verrichtingen afpunten of het ingeven van betalingen via een betaalplatform.”

De tijd was dus rijp voor modernisering. De keuze viel daarbij op Yuki van Visma. “We hebben nog twee andere pakketten overwogen, maar wij vonden de doorgedreven digitalisatie van Yuki meteen top”, zegt Lieven. “Yuki onderscheidde zich van de andere pakketten door de eenvoudige en snelle interface, waarbij iedere verrichting ‘doorklikbaar’ is. De interface is ook heel logisch opgebouwd, waardoor de leercurve beperkt is en er vlot met de software valt te werken.”

100 procent documentgebaseerd

Alle zaken die nog manueel moesten gebeuren, zijn dankzij Yuki nu quasi volledig geautomatiseerd. “Maar het gaat verder dan dat. Ook het 100 procent documentgebaseerde verhaal vonden wij sterk. Yuki herkent documenten en maakt zelf koppelingen met aankoopfacturen of bankafschriften. Dat maakt het ook veel gemakkelijker om zaken op te zoeken, zoals prijzen van artikelen die je maar af en toe gebruikt. De banktransacties krijgen we nu geautomatiseerd binnen via Codabox, wat extra tijdswinst oplevert.”

Een extra reden om voor Yuki te kiezen, was dat de eigen productiesoftware heel eenvoudig via de Yuki-API gekoppeld kon worden, vertelt Lieven. “Door de goed gedocumenteerde API verliep de programmering hiervoor uitermate vlot, dit was op enkele dagen gerealiseerd. De keuze voor cloudsoftware neemt ook de zorgen weg van het onderhoud van on premise hard- en software: we betalen via een abonnementsformule, we hoeven ons niks aan te trekken van back-ups en updates en je kunt overal ter wereld aan je boekhouding, zelfs via smartphone of tablet.”

Realtime rapportering

Het nieuwe boekhoudpakket blies niet alleen op technisch gebied een frisse wind door het bedrijf, zegt Lieven. De invloed ervan laat zich ook voelen in de manier waarop de mensen van de boekhoudafdeling nu werken. “De overstap is nog erg pril (sinds 1 januari 2023) maar toch beschikken we nu al over realtime rapporteringen en krijgen we inzichten in onze financiële prestaties waar we vroeger eerst nog veel manueel werk moesten insteken. Dat betekent dat de financiële afdeling, steunende op deze informatie, dankzij Yuki gerichter kan sturen. Door de tijdswinst verlegt de focus zich meer op het analyseren dan op het verwerken van de informatie, ook al omdat Yuki over krachtige AI-functies beschikt die analytisch boekhouden mogelijk maken.”