Haal alles uit je backoffice met deze 5 tips van accountant Koen van A-count

Resource

A-count en Yuki? We go way back. Al in 2016 stapte het accountantskantoor over naar ons online boekhoudsoftware. Vandaag plukken ze hier nog steeds de vruchten van. Meer rust, een vlotte dynamiek, een andere manier van werken. Maar weet: “Zet mensen in hun kracht, en je backoffice krijgt vleugels”, aldus zaakvoerder Koen Vanhoutteghem. Ontdek zijn vijf do’s en don’ts voor een efficiënte backoffice.

1. Zet van het in het begin AL je dossiers op Yuki

Koen: “Toen wij in 2016 met Yuki in zee gingen, was de helpdesk nog niet zo uitgebreid als nu. Het leek ons verstandig om voorzichtig te starten met vier à vijf dossiers op Yuki. Een verkeerde inschatting want opeens zaten we met twee snelheden. Yuki vraagt immers een andere manier van werken dan de meeste softwarepakketten en moet voortdurend opgevolgd worden. Hierdoor verlies je de dossiers die op andere software draaien, makkelijk uit het oog. We hebben toen snel de beslissingen genomen om alle dossiers op Yuki te zetten. Ik investeer liever in één softwarepakket dat iedereen grondig onder de knie krijgt.”

2. Besteed voldoende tijd aan changemanagement

Koen: “Mensen zijn gewoontedieren. Als je tien jaar op een bepaalde manier werkt, dan schakel je niet van de ene dag op de andere over naar iets nieuws. Ik vergelijk het vaak met weven. Stel dat je goed kan weven en plots moet je aan de slag met een weefgetouw. Jouw ambacht verandert niet, je moet nog steeds goed kunnen weven. Maar daarnaast moet je ook met het weefgetouw overweg kunnen. En als je weet hoe dat werkt, dan gaat je werk sneller vooruit en krijg je een mooier resultaat. Idem voor Yuki. Door de automatisatie krijg je meer gedaan. Maar je moet wel snappen waarom Yuki bepaalde handelingen doet. Neem voldoende de tijd om uit te leggen waarom je naar Yuki overstapt en wat de gevolgen zijn.”

3. Wees zelf een believer en communiceer hierover

Koen: “Dit sluit aan bij het voorgaande. Als zaakvoerder moet je 100% achter je beslissing staan en overtuigd zijn van de troeven. Motiveer je keuze en communiceer hierover. In de beginfase zullen medewerkers twijfelen, Yuki zelfs in vraag stellen. Jij als bedrijfsleider moet dan sterk in je schoenen staan en de argumenten counteren met voordelen. Het helpt als je zelf Yuki goed onder de knie hebt.”

4. Vertrek vanuit mensen en hun kwaliteiten

Koen: “Ik laat mensen nadenken over wat ze graag doen. Heeft een medewerker de ambitie om een dossier van A tot Z op te volgen, dan krijgt die medewerker die kans. Liever enkel inboeken? Ook dat kan. Zo krijg je niet alleen een complementair team, ook de dynamiek op je kantoor is helemaal anders. Samenwerken gebeurt nog vlotter dan voorheen.

Dankzij het scherm met het overzicht van de workload, weet iedereen van elkaar waar die mee bezig is. Ligt de workload bij een medewerker te hoog, dan is dat voor mij het signaal dat ik geen extra taken kan toewijzen. Meer nog: collega’s stellen dan onderling voor om bij te springen.”

5. Geef meer autonomie aan je collega’s

Koen: “Onderzoek wijst uit dat gelukkige werknemers beter presteren. Yuki draagt volgens mij bij aan dat geluk. Ten eerste behoren de btw-pieken tot de verleden tijd. Dat betekent vier deadlines minder. Reken maar uit: dat is vier keer tien dagen, dus veertig dagen die vrijkomen. Collega’s ervaren zo minder werkdruk en krijgen meer tijd om zich te ontplooien. Meer tijd voor de klant ook. En vooral extra vrijheid om te kiezen wanneer en waar ze werken. En net die vrijheid, het gevoel de touwtjes in handen te hebben, draagt bij tot meer welzijn op het werk. Ik ben er ook van overtuigd dat Yuki een troef wordt in het aantrekken van nieuwe medewerkers. Work-lifebalance is voor velen een hefboom. Yuki maakt dat mogelijk.

Uiteraard moet je er wel voor zorgen dat je in verbinding blijft met je team. Wij doen dat bijvoorbeeld door collectief lunchmoment op vrijdag.”