Digitaliseren met vallen en opstaan: het verhaal van Bofimac

Resource

Digitalisatie. De ene is er meteen fan van en stapt resoluut de digitale toekomst tegemoet, de andere krijgt eerder klamme handjes en knikkende knieën. Het digitaliseren van een kantoor is dan ook een hele klus, maar het eindresultaat? Dat is het meer dan waard. Boekhouderstotaal* ging het gesprek aan met Marcel en Michaël Tschoschia, vader en zoon én twee van de drijvende krachten achter Bofimac Accountants, over hoe zij de digitalisering van hun kantoor hebben aangepakt. Benieuwd naar hun ervaringen? Lees dan gauw verder en laat je inspireren!

Van IT’er naar accountant

“Onze digitalisering is vier jaar geleden begonnen”, steekt Michaël van wal. “Mijn vader had al zo’n 30 jaar een boekhoudkantoor in Hasselt en toegegeven: als tiener vond ik dat maar saai. Ik ben dan ook een IT-richting beginnen volgen. Dus toen mijn vader hulp zocht bij het digitaliseren van zijn kantoor, kwam hij naar mij voor advies en begeleiding omtrent Yuki. Yuki was nog maar net actief in België, maar na een opleidingsdag was ik volledig overtuigd geraakt van hun software en visie.”

“Ik had echt geen flauw benul hoe ik eraan moest beginnen”, voegt Marcel toe. Je accountantskantoor digitaliseren lijkt immers vaak een moeilijke stap om te zetten. “Maar dankzij Yuki en Michaël is het goed gelukt. We zijn met kleine stappen begonnen: eerst een paar dossiers overbrengen naar het nieuwe systeem en kijken hoe alles werkt. Om van daaruit verder te groeien en te kijken naar de toekomst.”

“Er komt veel meer bij kijken dan ik had gedacht”, vult Marcel aan. “Je moet alles overzetten - en je traditionele, on-premise boekhoudpakket helpt daar natuurlijk niet bij. Gelukkig kregen we voldoende hulp, advies en opleidingen van Yuki om de switch mogelijk te maken. En kon ik steeds op Michaël rekenen! Zonder Michaël was me het waarschijnlijk nooit gelukt. Boekhouders moeten deels IT’ers worden willen we mee zijn met de huidige digitalisatiegolf en alle accountancytrends. En geen paniek: de experten van Yuki begeleiden je met veel plezier!”

Eerst de medewerkers, dan de klanten

Technische kennis van de software is één ding, maar er zijn nog twee belangrijke aspecten in het digitalisatieproces van je accountantskantoor: je medewerkers en je klanten. “Mijn belangrijkste advies is om eerst je personeel te overtuigen en vervolgens pas je klanten”, vertelt Marcel. “Door de introductie van Yuki in ons kantoor ben ik mijn rechterhand verloren. De veranderingen gingen te snel voor haar, waardoor ze besloot om ons te verlaten, zelfs ondanks dat ze al 20 jaar bij ons werkte. Dan slik je toch wel even en besef je hoe belangrijk transparante, eerlijke en duidelijke interne communicatie is.”

“Daarnaast heb je natuurlijk ook je klanten”, vult Michaël zijn vader aan. “Zonder overdrijven: de totale omvorming naar een digitaal accountantskantoor heeft ons zo’n twee jaar geduurd. Dat is best pittig en je moet je klanten zien mee te krijgen in je nieuwe, digitale verhaal. We hebben dan ook voor elke klant ruim de tijd genomen om persoonlijk uit te leggen waarom we kiezen voor digitalisering en welke meerwaarde die digitalisatie voor zijn of haar onderneming heeft.”

“Een deel van de klanten was enthousiast en digital-minded, maar een deel van onze klantenportefeuille was dat allerminst. Laten we eerlijk zijn: een ondernemer die al 40 jaar elk kwartaal zijn schoendoos binnenbrengt, overtuig je niet zomaar. We trekken dan ook geen harde grens voor onze klanten en zijn enorm tevreden dat ongeveer 90% van onze klanten ondertussen volledig digitaal aanlevert en werkt.”

Feestjes tijdens de btw-drukte

“Het was een hobbelig traject met vallen en opstaan, maar op het einde van de rit pluk je er écht de vruchten van. We zien dat bijvoorbeeld vooral tijdens de btw-aangiftes. Geen overuren meer, geen tijdnood, geen stress om deadlines en geen weekendwerk. Je gaat ons zot verklaren, maar wij geven zelfs feestjes tijdens de drukke btw-periodes! Onze werkdruk is immers veel beter verspreid over het ganse jaar, dus dat zweten en zwoegen om te digitialiseren? Wel, dat was het meer dan waard.”

“We hebben ook heel bewust stapsgewijs en op ons eigen tempo gewerkt. Doordacht en gecontroleerd. Vergis je echter niet: de stevige investering die je moet doen om de digitale transformatie van je accountantskantoor mogelijk te maken, valt niet te onderschatten. Nadien verdien je die kosten uiteraard wel terug op basis van tijd- en efficiëntiewinst, maar dat is pas achteraf. Kortom, focus je op je stip aan de horizon en werk er met je hele kantoor naartoe. Geloof ons vrij: je zult er de vruchten van plukken!”

* Je kunt het originele artikel hier terugvinden.