De impact van artificiële intelligentie voor de moderne accountant

Resource

Laten we alvast met deze geruststelling starten: een accountant leert Yuki automatiseren - niet andersom. Onze Yuki-software moet immers voortdurend door de accountant getraind en gecontroleerd worden. Hoe meer input het te verwerken krijgt, hoe slimmer de software wordt en… hoe meer vruchten de accountant ervan plukt! Kortom, is AI slimmer dan wij? Absoluut niet. Maar dat neemt niet weg dat het wél enorm veel efficiëntie, tijdwinst én groeikansen biedt aan accountants en accountantskantoren! In deze blog onderzoeken we de impact van artificiële intelligentie en belichten we hoe onze software gebruik maakt van AI.

Beide termen worden geregeld door elkaar gebruikt, maar niets is minder waar. Waar AI staat voor de technologie die een machine in staat stelt om menselijke handelingen te doen, is machine learning eerder een specifieke vorm van artificiële intelligentie. Machine learning stelt softwaretoepassingen immers in staat om resultaten zélf te gaan voorspellen, terwijl artificiële intelligentie, waar onze Yuki-software gebruik van maakt, via duidelijke, voorgeprogrammeerde regels te allen tijde de controle behoudt. Dit lijkt misschien een klein verschil, maar is nochtans allesbepalend voor een veilige, gecontroleerde automatisering, waarbij de accountant voortdurend in control blijft.

Artificiële intelligentie werkt op basis van patroonherkenning en eenduidige als-dan regels: als je X leest, dan moet je Y doen. Simpel, helder en straightforward. De software legt vervolgens automatisch de juiste links. Deze patroonherkenning gebeurt in onze Yuki-software op basis van OCR, oftewel Optical Character Recognition. Deze OCR scant een factuur van A tot Z en zet deze afbeelding automatisch om naar tekst. De IDR (d.i. Intelligent Document Recognition) gaat daarna aan de slag met deze informatie. Het zet de juiste bedragen in de correcte btw-vakken en zet tekst om naar velden in het boekingsscherm.

Yuki stelt accountants in staat om repetitieve processen automatisch te laten uitvoeren, maar biedt constant voldoende controlemogelijkheden. Zo minimaliseert een gebruiksvriendelijk en performant controlescherm de foutenmarge en stelt het de accountant in staat om snel en doelgericht in te grijpen. Via deze controle kan je de software trainen en optimaliseren. Pas vanaf het moment dat 50% van de facturen van een bepaalde leverancier volledig juist worden herkend, zal onze Yuki-software de volgende factuur volautomatisch behandelen. Zo kan je als accountant op beide oren slapen, wetende dat er geen fouten in je boekhouding sluipen.

Je moet er als accountant voor zorgen dat de standaardregels in Yuki op de juiste wijze zijn ingesteld, zodat de software zichzelf geen foutief gedrag aanleert. Het is dan ook cruciaal om bij de start van een nieuw dossier heel nauwgezet te werk te gaan en je database grondig op te kuisen. Dit bevordert Yuki’s automatisering aanzienlijk. Elke keer wanneer Yuki immers een afwijking op die regels tegenkomt, zal de software het document tegenhouden door het sterk doorgedreven, ingebouwde controlesysteem. Als accountant krijg je hier een duidelijke melding van. Bovendien is de structuur van Yuki zo opgebouwd dat de automatisatiegraad - bij correct gebruik van de software - exponentieel stijgt.

Ondanks dat ondertussen reeds heel wat bedrijven en accountantskantoren de kaart van de digitalisering trekken, blijft de ondersteuning van de overheid nog steeds enorm belangrijk. Alleen met voldoende slagkracht en een duidelijke, doorgedreven en digitale visie kunnen er op grote schaal veranderingen worden verwezenlijkt. Het is dan ook cruciaal dat de overheid tegemoetkomt aan de huidige noden en wensen binnen de accountancysector en het ondernemerslandschap om digitalisatie, automatisering en artificiële intelligentie steeds meer te omarmen en standaardiseren. We lijsten vijf mogelijke initiatieven op:

Maak van IT een verplicht vak in het secundair onderwijs, zodat iedereen op z’n minst een basis heeft van technologische kennis en knowhow.
Geef de studenten Fiscaliteit ook cases over automatisering en neem ze mee in alle mogelijke softwarepakketten, niet langer alleen de traditionele.
Ondersteun en beloon accountantskantoren en bedrijven die bewust willen inzetten op digitalisering door bijvoorbeeld bepaalde subsidies te geven.
Begeleid zelfstandige ondernemers om voldoende digitaal bekwaam te worden. Factureren via Word of Excel behoort écht tot het verleden.
Bied voldoende incentive en ondersteuning aan initiatieven zoals Peppol, UBL of XML-facturen, die op een uniforme en elektronische manier werken.