Accountancy in de cloud met Yuki? Maak komaf met vastgeroeste gewoontes

Oefening baart kunst. Online accountancy baart succes. Maar dat gaat niet vanzelf. Eerst moet je trainen, nieuwe vaardigheden in de vingers krijgen en oude gewoontes loslaten. Vertrouw hiervoor op onze Customer Succes manager als mentor. Eens je die nieuwe manier van werken onder de knie hebt, dan loopt alles (bijna) vanzelf. Enkele do’s-and-don’ts.

It’s all about automatisatie en A.I.

Eén ding is zeker: op lange termijn pluk jij de rijpe vruchten van Yuki. Denk maar aan groei, automatische documentverwerking (wat een tijdswinst), aftoppen van kwartaalpieken (minder workload, oef), meer tijd om je rol als adviesgever op te nemen en minder nood aan personeel.

Automatisatie is hier het codewoord. Maar om te automatiseren moet je eerst consistent en frequent in de software duiken. Niet alleen jij krijgt hierdoor meer inzicht. Ook de software leert hieruit. Die is immers gebaseerd op Artificiële Intelligentie. Hoe dat precies werkt, kom je te weten in onze blog over De impact van Artificiële Intelligentie: mens vs machine. Belangrijk: A.I. maakt zichzelf niet slimmer. Daar zorg jij voor. Hoe meer input je geeft, hoe meer je bepaalde handelingen herhaalt, hoe slimmer het systeem wordt en hoe meer taken automatiseren.

Oude gewoontes loslaten

Werk aan de winkel dus, en vooral: nieuwe routines aanleren. Krijg je hier klamme handen van? Niet nodig. Onze Customer Succes manager staat immers aan je zij. Bovendien doorloop je samen met deze compagnon de route een leerrijke onboarding. Komt allemaal goed.

Maar eerst zoomen we even in op het belang van die nieuwe gewoontes. Want volhouden is niet altijd even eenvoudig als het lijkt. Zeker niet als je al jaren, misschien zelfs decennia, een routine hebt opgebouwd. Hoe doorbreek je die?

Hoe krijg je gedragsverandering voor elkaar?

Een stukje theorie: ons gedrag wordt bepaald door vier elementen: trigger (cue), moeilijkheid (craving), motivatie (response) en de beloning (reward).

Eerst is er de trigger. Je wil bijvoorbeeld deelnemen aan een marathon (craving). Niet om als laatste te eindigen maar om je persoonlijk record te verbreken (motivatie). Als je iets doet, doe je het meteen goed. Je begint te trainen, past je voeding aan en – yes – je verbreekt je record (reward).

Nu begint het echte werk: je moet dat gezonde patroon aanhouden. Jezelf de voordelen van het nieuwe gedrag inprenten. Tot het niet meer aanvoelt als ‘moeite doen’ maar als vanzelfsprekend. Je trainingen moeten nu deel uitmaken van je wekelijkse routine. Grootste valkuil nadat je de finish hebt behaald? Je grijpt opnieuw terug naar gekende gewoontes. Die moet je dus omzeilen en dat doe je door je trainingen zo aangenaam mogelijk te maken. Met vrienden bijvoorbeeld of met het vooruitzicht van een (gezond) drankje op café.

Hoe zorg je ervoor dat de software goed geïmplementeerd wordt in het kantoor en dat ook andere medewerkers mee zijn in dit verhaal en hun slag slaan met de digitale ommezwaai? Een kantelmoment, want het risico is groot dat de medewerkers die niet overtuigd zijn, teruggrijpen naar oude gewoontes. De zogenaamde quick wins uit het verleden.

Denk in doelen op lange termijn

Laat die quick wins achterwege en bepaal van bij de opstart van Yuki je doelen op lange termijn. Waarom schakel je over naar accountancy in de cloud? Wat is voor jou de trigger? De blog over het bepalen van je missie helpt je hierbij op weg.

Heb je je missie bepaald, dan ga je nadenken hoe je die doelen gaat bereiken. Enter een concreet implementatieplanuittekent. Dit plan geeft je een ruggensteun, een motivatie, om de nieuwe manier van werken vol te houden. In dat plan neem je een aantal stappen op om Yuki gewoon te worden.

Vijf gewoontes om Yuki in de vingers te krijgen

• Stel naast de projectleider ook een of twee key users aan, afhankelijk van de grootte van je kantoor. Deze key users duiken diep in de software en leggen daarna bevlogen en eenvoudig het programma uit aan de andere medewerkers.
• Start met voldoende dossiers per key user. 10 à 12 is een mooi begin. Zo krijgen ze de software stevig onder de knie.
• Zet in de eerste drie maanden 25 dossiers op Yuki. Dit is het minimum voor de software om zelf te leren. En ook voor je medewerkers is dat een behapbare hoeveelheid om te oefenen.
• Zet je eigen vennootschap op Yuki, zo kan je in alle veiligheid oefenen.
• Probeer minstens een half uur per dag te werken in Yuki. Om het gewenste gedrag te bekomen is ’s ochtend of vlak na de middagpauze ideaal. In het volgende puntje kom je te weten waarom dat zo is.

Tijd voor actie

Al een beetje geroutineerd? Dan komt het er nu op neer om je volgende mindset of gedrag eigen te maken.

• Boek dagelijks bij. Deze gewoonte vraagt misschien de meeste aanpassing. Maar het is wel een belangrijke. De workflow in Yuki wordt immers bijgewerkt tot 12 uur ‘s middags. Werk alle openstaande to do’s meteen af na je lunch. Als je de workflow volledig hebt bijgewerkt, staat je scherm op groen en je workflow op nul.
• Zit regelmatig samen met de ondernemer om advies te geven en inzicht in zijn/haar cijfers. Ondernemers zijn graag betrokken en willen vooral weten wat die cijfers concreet voor hen betekenen.
• Stem je communicatiestijl af op de ondernemer. Omdat het contact met de ondernemer van een andere aard was, vraagt dat misschien om wat bijschaving van je

Tot daar de grootste aanpassingen. Je zal zien: de aanhoud(st)er wint. En die winst is niet min: minder hoge werkdruk door een efficiënter intern proces. Volhouden is dus de boodschap. En niet panikeren als je soms toch in oude gewoontes hervalt. De Belgische marathonloper Bashir Abdi liep ook niet meteen zijn recordtijd van 2:03.35.